I principali fattori delle riunioni a distanza

Remote meetings are a well-known concept in the modern business environment. Since the pandemic, it became more relevant and important over time as meetings from remote become a norm, they are the primary way that people connect and collaborate. Most of the employees have to maintain social distance or shift to work from home in some of the organizations. It is a controversial topic among different corporations that try to make the force remote meetings method appropriate for their efficiency and effectiveness. Work-related meetings are an essential part of professional life and there is a need to understand how to maximize them, also because of the reason that when a meeting is not effective, it is considered a loss of time. Even though there are many materials available about meeting in person, there are very few studies that focus on remote meeting effectiveness, and communication during those meetings. Therefore, this thesis aims to determine how the employees managed to keep the meeting from remote effective and how they improved it. Interviews were conducted and qualitative analysis has been done in order to find what are the factors that can lead to an effective meeting. The results suggested that proficiency in the platform, keeping the meeting short and focused, pre-prepared the meeting, and leveraging the relationships from remote are keys for making the remote meeting better. In conclusion, the employees adapt and are habituated to the situation, moreover, they value the benefits that come with it. Keywords: Remote meeting, communication, effectiveness, work from home.

Le riunioni a distanza sono un concetto ben noto nel moderno ambiente aziendale. Dall’inizio della pandemia, con il passare del tempo, hanno assunto sempre più rilevanza ed importanza da diventare la normalità. Questo dovuto al fatto che la maggior parte dei dipendenti ha dovuto mantenere le distanze sociali e organizzare il proprio lavoro da casa. È un argomento controverso tra le varie società, le quali cercano di rendere il metodo delle riunioni da remoto (forzato) appropriato per la loro efficienza ed efficacia. Molti dipendenti hanno dovuto affrontare una situazione per loro nuova che gli ha esposti ad una nuova realtà nell’ambiente di lavoro. Le riunioni sono una parte fondamentale ed essenziale della vita professionale e c’è bisogno di capire renderle efficaci, in quanto al contrario è considerato una perdita di tempo. Sono disponibili molti materiali relativi alle riunioni in persona, al contrario troviamo pochi studi che si concentrano sull’efficacia delle riunioni virtuali e sulle comunicazioni durante tali meetings. Pertanto, questa tesi mira a determinare come i dipendenti sono riusciti a mantenere le riunioni da remoto efficaci e come le hanno migliorate nel tempo. Sono state condotte interviste ed è stata effettuata un’analisi qualitativa al fine di trovare i fattori che portano ad una buona riuscita della riunione. I risultati ottenuti hanno mostrato che la competenza nell’utilizzo della piattaforma, il riuscire a mantenere le riunioni di breve durata e il prepararsi alla stessa in anticipo sono la chiave fondamentale della buona riuscita di una riunione a distanza. In conclusione, notiamo come i dipendenti si siano adattati e abituati a tale situazione, apprezzandone i vantaggi che ne derivano.