Analisi e simulazione dei flussi informativi di ICS Maugeri per la gestione dei farmaci ospedalieri in File F: dal singolo paziente alla Business Intelligence

In recent years, the cost of drugs has shown a continuously rising trend, with a particular increase in innovative and high-cost drugs. This phenomenon is due to the long and complex research and development processes targeting small population groups. This increase poses a significant challenge for the healthcare budgets of Hospital, which must balance efficiency in managing financial resources with the primary goal of ensuring patient care and well-being. To achieve this goal and ensure controlled drug dispensation, the interregional reimbursement system known as F-File was introduced. F-File is an administrative document in the form of a standardized electronic format, allowing for the systematic collection and management of data related to prescribed drugs and treated patients. This system facilitates monitoring and traceability, integrating information from various professionals working with different IT applications within the Hospital. This thesis aims to analyze the entire information flow related to the management of drugs included in F-File, identifying data sources and the applications used by the different professionals involved. The data collection process begins with the prescription of the drug, continues with the preparation of the pharmacological therapy in the Hospital Pharmacy - a central place where the drugs to be included in F-File are determined and checks on distribution are performed -and ends with the invoicing phase and reimbursement of costs by the Lombardy Region. The thesis work proceeded with the simulation of the Hospital Pharmacy's business processes using theYAWL (Yet Another Workflow Language) software, integrating and combining the information collected at ICS Maugeri. This tool made it possible to visualize the overall process and identify potential inefficiencies, such as redundant activities, excessive waiting times between phases, paper-based steps, or communication gaps between information systems, which can lead to errors. The ultimate goal of the work is to use the collected data to conduct Business Intelligence (BI) analyses. Such analyses enable monitoring of incurred costs, identification of any inappropriate drug use, and the application of predictive models to estimate future consumption, thereby supporting pharmaceutical expenditure planning. BI transforms raw data from information flows into concrete and essential tools for making strategic decisions and improving resource management.

Negli ultimi anni, il costo dei farmaci ha mostrato un andamento in continua crescita, con un particolare aumento nei farmaci innovativi e ad alto costo. Questo fenomeno è attribuibile ai lunghi e complessi processi di ricerca e sviluppo, mirati a piccole popolazioni target. Tale incremento rappresenta una sfida significativa per la spesa sanitaria delle Aziende Ospedaliere, le quali devono bilanciare l’efficienza nella gestione delle risorse economiche con l’obiettivo primario di garantire la cura e il benessere dei pazienti. Per raggiungere tale obiettivo e assicurare una dispensazione controllata dei medicinali, è stato introdotto il sistema di rimborso interregionale noto come File F. Si tratta di un documento amministrativo sotto forma di tracciato informatico, che presenta una struttura standardizzata, la quale consente la raccolta e la gestione dei dati relativi ai farmaci prescritti e ai pazienti trattati in modo rigoroso. Questo sistema facilita il monitoraggio e la tracciabilità, integrando informazioni provenienti da diverse figure professionali che operano su applicativi informatici differenti all’interno dell’Azienda Ospedaliera. Il presente lavoro di tesi ha l’obiettivo di analizzare l’intero flusso informativo legato alla gestione dei farmaci inclusi nel File F, identificando le fonti di dati e gli applicativi utilizzati dalle diverse figure professionali coinvolte. Il processo di raccolta dei dati inizia con la prescrizione del farmaco, prosegue con la preparazione della terapia farmacologica nella Farmacia Ospedaliera – punto centrale dove si determinano i farmaci da includere nel File F e si effettuano i controlli sull’erogazione – e si conclude con la fase di fatturazione e il rimborso dei costi da parte della Regione Lombardia. Il lavoro di tesi è continuato con la simulazione dei processi aziendali della Farmacia Ospedaliera tramite il software YAWL (Yet Another Workflow Language), integrando e combinando le informazioni raccolte presso ICS Maugeri. Questo strumento ha permesso di visualizzare il processo complessivo e di individuare potenziali inefficienze, come attività ridondanti, eccessivi tempi di attesa tra le fasi, passaggi cartacei o mancate comunicazioni tra sistemi informativi, che possono essere causa di errori. L’obiettivo finale del lavoro è utilizzare i dati raccolti per condurre analisi di Business Intelligence (BI). Tali analisi permettono di monitorare i costi sostenuti, individuare eventuali utilizzi non appropriati di farmaci e sfruttare modelli predittivi per stimare il consumo futuro, supportando così la pianificazione della spesa farmaceutica. La BI trasforma i dati grezzi provenienti dai flussi informativi in strumenti concreti e fondamentali per prendere decisioni strategiche e migliorare la gestione delle risorse.